¡Tens un e-mail!

Les noves tecnologies ens aporten múltiples beneficis.És una afirmació que ningú pot posar en dubte. No obstant això, com tot en aquesta vida, depèn de l'ús que fem d'elles. I un clar exemple el tenim en els e-mails. Ja fa alguns anys, quan no existia Internet, les comunicacions a les empreses eren més lentes i els processos fossin els que fossin, s'allargaven en el temps. Però des que existeix Internet, o millor dit, les empreses l'utilitzen, el concepte temps en les comunicacions s'ha vist reduït considerablement, provocant un increment en l'ús dels diferents serveis que ens ofereixen les noves tecnologies de la informació, i de vegades aquest ús es converteix en abús, com en el cas del correu electrònic.

Quan arribem cada matí a l'oficina, possiblement tenim diversos correus electrònics per contestar. Durant el dia es van succeint nous correus electrònics i respostes als que ja hem rebut o enviat. I quan sortim de l'oficina, si tenim un smartphone, netbook o portàtil possiblement seguim rebent, contestant i enviant correus electrònics.

Però ens hem parat a pensar el temps que dediquem a la gestió diària del correu electrònic? E-mails que després generen altres respostes i, per tant, més correus electrònics, creant una cadena, convertint-se alhora en un xat en diferit. Han analitzat les empreses la pèrdua de productivitat i de diners que això suposa? Si per exemple rebéssim cada dia 25 correus electrònics i els contestèssim tots, a una mitjana de 5 minuts cadascun (i hi ha alguns en què invertim molt més temps), estaríem parlant d'un mínim de 2 hores, al voltant del 25% d'una jornada laboral. Només en contestar e-mails! Per aquest motiu la gestió del correu electrònic s'ha convertit en un problema, més que en l'ajuda que hauria de representar a l'hora d'agilitzar la comunicació, i en una despesa molt gran del nostre temps, que podríem, i potser, hauríem, emprar en altres àrees més productives de l'organització. Però el sorprenent és que les empreses no s'adonen que la inversió en serveis de comunicació es converteix en aquest punt en despesa. Algunes el màxim que fan és publicar una sèrie de recomanacions d'ús per als seus empleats .. Però és evident que hi ha una deficient gestió del correu electrònic.

Exemples diaris es poden apreciar quan veiem a infinitat de persones en còpia en un correu electrònic (per informar, diuen alguns) o bé s'envien correus electrònics per a qualsevol tema. A més, paradoxalment, una eina que ens hauria d'ajudar a millorar la comunicació, moltes vegades la dificulta. Es donen casos en que dos treballadors, un davant de l'altre, s'envien correus electrònics entre ells "perquè quedi per escrit" o bé que en alguns departaments s'obren i mantenen debats via correu electrònic en comptes de reunir-se presencialment o d'una manera més directa (encara que un altre dia parlarem també de les reunions ineficients). D'altra banda, hi ha els problemes de la llengua escrita, que per molts emoticones que incloguis, segueix sent impersonal i més d'un problema han generat quan el destinatari ha malinterpretat alguna frase o expressió.

És clar que hem de buscar l'equilibri, intentar generar els menys correus electrònics possibles a través d'altres formes i mitjans de comunicació, posar en còpia única i estrictament a les persones que hagin de estar-ho i, sobretot, agrupar i optimitzar el temps dedicat al correu electrònic a certes franges de la jornada laboral. Si no ho, seguirem sent esclaus del correu electrònic i les empreses seguiran perdent diners per voler comunicar-se.